Doanh nghiệp khi mua vật tư đóng gói (xốp nổ, foam, màng PE, thùng carton) cần đủ chứng từ để hạch toán chi phí hợp lệ và khấu trừ thuế. Mua thiếu chứng từ thì chi phí có thể bị loại khi quyết toán. Dưới đây là các chứng từ cần có khi mua cho công ty.
4 chứng từ cơ bản khi mua vật tư cho công ty
- Hóa đơn GTGT (VAT): chứng từ quan trọng nhất. Ghi đúng tên công ty, mã số thuế, địa chỉ. Đây là căn cứ để tính chi phí hợp lệ và khấu trừ thuế đầu vào.
- Hợp đồng mua bán / cung cấp: nên có với đơn lớn hoặc mua định kỳ. Ghi rõ quy cách, giá, điều khoản giao hàng, thanh toán. Là cơ sở pháp lý khi có tranh chấp.
- Phiếu giao hàng / biên bản giao nhận: xác nhận hàng đã giao đủ, đúng quy cách, có ký nhận hai bên.
- Chứng từ thanh toán: với hóa đơn từ 20 triệu trở lên, cần thanh toán qua chuyển khoản (không dùng tiền mặt) để được khấu trừ và tính chi phí.
Gọi 0838.068.668 hoặc nhắn Zalo 0838.068.668 – nhà máy THT xuất hóa đơn VAT đầy đủ (MST 0111422423), hợp đồng dài hạn, giao toàn quốc.
Bảng tra chứng từ theo quy mô đơn hàng
| Tình huống | Chứng từ nên có |
|---|---|
| Đơn lẻ, giá trị nhỏ | Hóa đơn VAT + phiếu giao hàng |
| Đơn từ 20 triệu trở lên | Hóa đơn VAT + chuyển khoản + phiếu giao |
| Mua định kỳ / dài hạn | Thêm hợp đồng cung cấp + biên bản đối chiếu |
Vì sao chọn nhà cung cấp xuất VAT đầy đủ?
Mua từ nguồn không xuất hóa đơn (chợ, đầu mối nhỏ) thường rẻ hơn chút nhưng chi phí không hợp lệ, không khấu trừ được, lại rủi ro khi quyết toán. Mua từ nhà máy sản xuất trực tiếp có VAT giúp doanh nghiệp minh bạch sổ sách, tối ưu thuế và ổn định nguồn hàng cho đơn lớn.
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn cần ghi những gì để hợp lệ?
Đúng tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, đúng quy cách và giá trị hàng. Sai thông tin có thể khiến hóa đơn không hợp lệ khi khấu trừ.
Đơn nhỏ có cần hợp đồng không?
Không bắt buộc, nhưng nên có với đơn lớn hoặc mua định kỳ để rõ ràng quy cách, giá và trách nhiệm hai bên.
THT có xuất VAT và ký hợp đồng không?
Có. THT Plastic là nhà máy sản xuất trực tiếp, xuất hóa đơn VAT đầy đủ (MST 0111422423) và ký hợp đồng cung cấp dài hạn cho nhà máy, kho xưởng, KCN.
Lưu ý: bài viết mang tính tham khảo chung. Quy định thuế có thể thay đổi, doanh nghiệp nên đối chiếu với kế toán/quy định hiện hành khi áp dụng.
Tham khảo thêm: Mua xốp nổ số lượng lớn, Hợp đồng cung cấp vật tư dài hạn, Vì sao mua trực tiếp nhà máy.
Gọi 0838.068.668 hoặc nhắn Zalo 0838.068.668 – nhà máy THT xuất hóa đơn VAT đầy đủ (MST 0111422423), hợp đồng dài hạn, giao toàn quốc.